Protection des données personnelles

La présente note explique comment SARL GAIA utilise les données personnelles traitées dans l’intranet GAIA. Elle s’adresse aux salariés et aux autres utilisateurs disposant d’un compte.

1. Responsable du traitement et contact

Le responsable des traitements réalisés au moyen de cet intranet est SARL GAIA.

Pour toute question sur vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à : application@gaia-energie.fr.

2. Pourquoi vos données sont-elles utilisées ?

Les données sont traitées pour :

• créer et administrer les comptes utilisateurs, sécuriser les accès et assurer la traçabilité nécessaire au fonctionnement du portail ;
• déposer, instruire et suivre les demandes d’absence, de congé et de remboursement de frais ;
• organiser les circuits de validation entre les Gestionnaires, les Ressources humaines, la Comptabilité et les Administrateurs ;
• suivre le paiement des remboursements de frais ;
• organiser les déplacements professionnels et le planning des absences validées ;
• adresser les notifications nécessaires au traitement des demandes ;
• respecter les obligations légales, sociales, comptables et de sécurité de SARL GAIA.

Selon la finalité, ces traitements reposent sur l’exécution de la relation de travail, le respect d’une obligation légale ou l’intérêt légitime de SARL GAIA à organiser et sécuriser son activité. Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière, sauf motif légitime impérieux ou obligation contraire.

3. Quelles données sont traitées ?

Les données concernées peuvent comprendre :

• vos données d’identité et de contact, votre fonction, votre agence et les informations nécessaires à votre compte ;
• le type, les dates, la durée, l’explication administrative et l’état de vos demandes ;
• les montants, catégories, justificatifs et informations de paiement liés aux frais professionnels ;
• les informations utiles à l’organisation d’un déplacement professionnel ;
• les décisions de validation, commentaires, notifications et traces techniques de sécurité.

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires au traitement de la demande concernée. Sans ces informations, SARL GAIA peut ne pas être en mesure de traiter la demande.

4. Absences pour maladie et données de santé

Pour un arrêt maladie, l’intranet ne doit contenir que les informations administratives nécessaires, notamment la catégorie Maladie, les dates d’absence et le justificatif destiné à l’employeur.

N’indiquez jamais de diagnostic, de pathologie, de symptôme ni de détail médical dans une explication ou un commentaire libre. Le motif médical de l’arrêt n’a pas à être communiqué à l’employeur. La maternité peut être identifiée comme catégorie administrative lorsque des règles de durée spécifiques doivent être appliquées.

5. Qui peut consulter les données ?

Les données sont accessibles uniquement dans la limite des missions et habilitations de chacun :

• le salarié consulte ses propres demandes et notifications ;
• le Gestionnaire consulte les demandes et le planning relevant de son agence ;
• les Ressources humaines traitent les absences et accèdent au planning consolidé ;
• la Comptabilité traite les remboursements de frais ;
• les Administrateurs assurent le fonctionnement du portail et peuvent intervenir exceptionnellement dans les circuits prévus ;
• les prestataires techniques autorisés peuvent recevoir les seules données nécessaires à l’hébergement, à la maintenance, à la sauvegarde ou à l’envoi d’emails, dans un cadre contractuel adapté.

6. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les données restent accessibles pendant le temps nécessaire au traitement de la demande et à la gestion de la relation de travail. Elles peuvent ensuite être placées en archive intermédiaire pendant les durées imposées par les obligations légales ou nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Les pièces comptables et justificatifs soumis à l’obligation de conservation comptable sont conservés pendant 10 ans. Les comptes sont désactivés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Les journaux techniques sont conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité et de preuve, puis supprimés ou anonymisés.

7. Sécurité et hébergement

SARL GAIA met en œuvre des mesures destinées à protéger les données : accès individualisés, contrôle des habilitations par rôle et par agence, mots de passe protégés, journalisation des opérations sensibles, sauvegardes et restrictions d’accès aux justificatifs.

Les éventuels prestataires sont sélectionnés et encadrés en tenant compte de la sécurité, de la confidentialité et de la localisation des données. Si un service implique un transfert de données hors de l’Espace économique européen, SARL GAIA vérifie la base juridique et les garanties applicables avant son utilisation.

8. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, la limitation de leur traitement, leur effacement lorsqu’il est applicable et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez également demander des informations sur les destinataires et les durées de conservation.

Adressez votre demande à application@gaia-energie.fr, en précisant votre identité et l’objet de votre demande. Une réponse vous sera apportée dans le délai prévu par la réglementation, en principe un mois. Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

9. Mise à jour de cette note

Cette note peut évoluer afin de refléter les changements du portail, des traitements ou de la réglementation. La date et le numéro de la version publiée sont indiqués sur cette page. Les utilisateurs actifs sont informés lorsqu’une modification effective est publiée.